Coordinador de Licitaciones - AVTEL Sistemas de Control de Acceso

Coordinador de ofertas

Ubicación: Remoto (Trabajo desde casa) - Australia / Singapur

Salario: Según los estándares del mercado

Resumen de roles:

Trabajando como parte del equipo de Global Bid Services, el rol apoyará el proceso de diseño y estimación de ofertas complejas y de alto valor para oportunidades importantes y estratégicas definidas en todo el negocio. El equipo de Bid Services trabaja colectivamente en apoyo de los Gerentes Generales y el Gerente de Ventas Globales de la entidad, en consonancia con sus respectivos planes estratégicos.

El Coordinador de ofertas desempeñará un papel crucial en el apoyo del proceso de licitación de extremo a extremo, trabajando en estrecha colaboración con el administrador de ofertas de AVTEL, los estimadores de ofertas senior, los equipos de servicios compartidos, ingeniería y ventas/estimaciones locales para coordinar la planificación, preparación y presentación de toda la documentación de la oferta (PQQ, RFI, RFP y ofertas finales).

El puesto requerirá los más altos niveles de atención a los detalles, una sólida coordinación y habilidades de planificación, así como la capacidad de trabajar bajo presión y con plazos exigentes. Ideal para una persona con experiencia en la planificación, producción y entrega de propuestas de licitación dentro de un entorno empresarial complejo; y una combinación de habilidades que incluyen planificación de procesos, creación de documentos, revisión, trabajo metódico, lealtad, trabajo en equipo y enfoque en el cliente.

Las responsabilidades clave incluyen:

  • Ayudar al administrador de ofertas a planificar las actividades de la oferta y los recursos; garantizar que toda la información se envíe a las partes interesadas y los contribuyentes y que tengan una comprensión clara de los plazos de las ofertas y los requisitos de presentación.
  • Coordinar y realizar un seguimiento de las actividades de licitación; y proporcionar actualizaciones periódicas del progreso al administrador de ofertas y las partes interesadas asociadas, identificando claramente los riesgos identificados.
  • Coordine los aportes de propuestas de las partes interesadas relevantes, generalmente colaboradores de Ingeniería, Estimación, Legal, Finanzas, Operaciones, Servicios Compartidos y Ventas.
  • Recopile documentos para presentaciones de ofertas y consolide todo el contenido en el formato de oferta requerido, alineado con las necesidades del cliente.
  • Producción y entrega de presentaciones conformes y profesionales dentro de los plazos definidos por el cliente.
  • Asegúrese de que los documentos de la propuesta cumplan con las pautas, el formato y los estándares de calidad de la marca Avtel.
  • Planifique y coordine revisiones periódicas de ofertas con todas las partes interesadas y contribuyentes en todas las etapas del proceso de licitación.
  • Coordinar la presentación final de los documentos de licitación de acuerdo con las "instrucciones del licitador", incluida la gestión de los portales de licitación de los clientes.
  • Mantenga la biblioteca de documentación de ofertas y administre el contenido en Office 365 y los sitios de colaboración asociados (SharePoint y Teams)

Habilidades requeridas:

  • Capacidad comprobada en la coordinación y producción de presentaciones de ofertas en todas las etapas del proceso de licitación, incluidos los cuestionarios de precalificación, solicitudes de información, solicitudes de propuestas, presentación final y presentación.
  • Al menos 3 años de experiencia trabajando en gestión y entrega de ofertas en construcción, M&E, servicios públicos, energías renovables, tecnología de la información, seguridad o sector comercial similar.
  • Capacidad para trabajar en un entorno de equipo desafiante y diverso, coordinando las actividades de múltiples funciones para proporcionar información a la documentación para garantizar la presentación de ofertas oportuna y precisa.
  • Fuertes habilidades organizativas y capacidad para coordinar la preparación de múltiples ofertas con cronogramas paralelos, con programación precisa y prioridades cambiantes.
  • Habilidades sólidas en el paquete de software Microsoft Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint y Teams).
  • Fuerte miembro del equipo, colaborador y emprendedor.
  • Centrado en los resultados, enfoque implacable en los resultados comerciales.
  • Habilidades de negociación y comunicación efectiva.
  • Experiencia trabajando con personas con una amplia gama de habilidades, culturas y entornos de trabajo en una amplia área geográfica.
  • Capacidad para establecer tareas y expectativas claras para los demás; seguir el progreso de las tareas; y proporcionar retroalimentación regular.
  • Delega sabiamente; dando a otros la oportunidad de actuar y tomar decisiones. Desarrollar la capacidad y generar confianza en los demás.
  • Toma decisiones de manera efectiva (es decir, oportuna, con información/perspectivas disponibles).
  • Presente ideas y conceptos que permitan la comprensión, obtenga aceptación y genere el apoyo de compañeros, dependencias y partes interesadas.
  • Capaz de trabajar bajo presión y con plazos desafiantes.

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